为加强南京方舟慈善基金会各类文件、文书及重要资料的收集、整理、建档和保管，切实提高本会文书档案的综合利用效率，特制定本办法。
一、档案管理部门
本基金会秘书处综合管理部是本会文书档案的管理部门，其主要职责如下：
1、组织制定或参与制定档案立卷、建档和归档工作的相关规章制度。
2、认真做好基金会、秘书处各类文书档案的收集、整理、保管和利用工作。
3、指导和监督本会其他部门各类文件、材料的立卷归档工作。
4、负责做好永久性档案保存或向有关档案机构的移交工作。
5、努力提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
二、档案管理体制
1、归档范围
(1)规范性文件：包括上级颁发、需要本会执行的，或由本会制发的各种正式文件、规章制度等。
(2)本会章程、理事会、监事会形成的文件、决议及重要材料。
(3)本会的各种工作计划、总结、报告、领导批示、会议纪要、工作简报、新闻稿件、项目资料、图片等。
(4)本会与有关单位、部门签订的各类合同、协议书等文件材料。
(5)证件性文书资料：包括法人登记证、银行开户许可证、社会保险登记证、以及本会获得的各类荣誉牌匾、锦旗、证书、达标证书和证明等。
(6)财务管理方面的文件材料。
(7)员工劳动合同、劳动工资、人事、法律事务管理等方面的文件材料。
(8)本会固定资产、设备仪器登记、保管方面的文件材料。
(9)声像制品资料：包括本会各种公益慈善活动，以及在外学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录或拷贝下来的各种资料。
(10)本会对外的正式发文和与相关机构来往的各种函件。
2、管理部门
(1)本会档案工作实行集中与分散管理相结合的体制。由综合管理部负责主体档案的集中管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。同时负责其他部门移交档案的管理。
(2)对其他部门直接管理的各类文件、资料档案，实行分散管理。项目管理部负责本部门各类活动开展和所需文件、资料、图片及制度的建档与管理;外联宣传部负责对外联络、宣传以及本部门各类活动开展和所需文件、资料、图片及制度的建档与管理;财务部负责所有财务文件、会计资料、账表、票据及制度的建档与管理。
(3)各部门负责管理的文件、资料、图片及制度，不得随意处置，应定期交由综合管理部统一归档处理。
三、平时进档归卷
1、各部门都要建立健全平时归卷制度，及时将领导签批的文件材料收集齐全，并加以整理归卷。对处理完毕的文件材料，应及时交回归案。
2、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。
3、各部门应及时将办理完毕或批存的文件材料，及时转交综合管理部集中统一进档保管。
4、综合管理部应及时将已归卷的文件材料，按照《案卷类目》放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
四、档案销毁管理
1、对已失效的档案，由档案管理人员登记造册，经相关领导共同鉴定，报理事长或秘书长批准后，按规定销毁。
2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值后，再行销毁，以免误毁。
3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册表上签字。
